En sammanfattning av webinaret med retorikexperten Pontus F. Christoffersen och Lisa Olsson på Crediwire

Har du upplevt att det kan vara svårt att få dina kunder lika insatta i siffror som du är? Du tycker kanske till och med att det kan vara knepigt att presentera rapporter på ett enkelt och lättförståeligt vis? Om detta låter bekant så är denna artikel för dig.

I artikeln möter du Lisa Olsson på Crediwire och retorikexperten Pontus F. Christoffersen med det gemensamma målet att göra presentationer om siffror, såsom årsredovisningen till exempel, lättare att hålla och förstå. De ger handfasta tips som hjälper dig att presentera siffror för vem som helst - inte bara för den ekonomi-eller sifferintresserade.

Många redovisningskonsulter upplever att kunder främst vill se omsättning och vinst, men inte riktigt förstår vad de behöver göra för att förbättra dem. Med hjälp av visuella presentationer av siffror kan du skapa en lättförståelig bild av din kunds företag och bana vägen för bättre rådgivning. Bokföringsdata blir enkel att förstå, och siffror blir intressanta och lärorika för fler än ekonomen. Genom att bryta ut information med Crediwire, i kombination med återkommande återkoppling, är det enkelt att engagera i ekonomifrågor.

‍

Hur hör Crediwire, retorik och presentationer ihop?

Innan Lisa anslöt till teamet på Crediwire arbetade hon som ekonom, van att presentera siffror. När hon kom i kontakt med ett verktyg som presenterade siffror på ett lätt och smart vis var det självklart - hur kan Crediwires produkt inte ha funnits tidigare? Crediwire är ett verktyg som hjälper företagare att förstå innebörden av siffrorna på ett enklare sätt genom att visualisera dem. Med olika diagram, vyer och grafiska inslag kommer du bort från den traditionella balans och- resultaträkningen beståendes av siffertäta ark.

Pontus har gedigen erfarenhet inom presentationsteknik och arbetar med retoriska nycklar hämtade ur neuroforskning. Hur dessa nycklar kan användas för att få fram önskat budskap kommer att vara av fokus i denna artikel - hur kan vi presentera siffror så effektivt som möjligt?

Ekonomens ändrade roll har diskuterats länge, och pandemin har gett den en rejäl skjuts. I kombination med andra digitala verktyg som automatiserar manuella bokföringsmoment är den nu ett faktum. En årsredovisning är så mycket mer än siffror - gör den till ett effektivt och enkelt verktyg med Crediwire.

Så fångar du dina lyssnare

Det är inte alltid helt lätt att behålla full fokus hos lyssnarna genom en hel presentation.

Pontus tar oss därför igenom praktiska tips som du kan använda dig av redan vid nästa presentationstillfälle för att hålla den lättare, mindre nervöst och med bättre resultat.

Hur gör vi för att få kunderna att lyssna på våra presentationer? Det viktigaste att ha i åtanke kan delas upp i tre kategorier:

1. Hur vi inleder presentationen - är det intressant?
2. Hur vi presenterar siffrorna - är det tydligt?
3. Hur vi förklarar siffrorna - gör vi det enkelt?

Hur vi inleder presentationen

För att påverka hur lyssnaren uppfattar dig, situationen och materialet är det viktigt att skapa ett intresse och engagemang redan i inledningen. I inledningen behöver du fundera kring tre faktorer för att skapa ett genuint intresse hos din lyssnare:

• Kompetens: De behöver lita på dig
• Likability: De behöver gilla dig
• Intresse: De behöver vara intresserade av det du presenterar

Visualisera dessa tre punkter som tre olika vattenglas. Varje glas måste vara påfyllt för att det du presenterar inte ska falla platt. Några av dina kunder kanske har mer i ett vattenglas än i ett annat? Om så är fallet, se då till att fylla på de tomma glasen i inledningen av din presentation.

Låt oss ta årsredovisningen som ett exempel. Vad för tankar och uppfattning har dina lyssnare om ämnet? Är det roligt, intressant, svårt, komplext eller kanske till och med tråkigt? När du har funderat ut det är nästa nöt att knäcka hur du kan lyfta eller ändra dem. För att fånga lyssnaren i inledningen är det därför viktigt att trycka på vad informationen kan göra för dem - “what’s in it for me?”

Hur vi presenterar och förklarar siffror

Efter inledningen handlar det om att presentera och förklara siffrorna på ett smart sätt. Det finns en uppsjö av presentationsverktyg (däribland power point), men statistik visar att de allra flesta använder sig av dem på helt fel sätt om man ser till forskning förklarar Pontus. De vanligaste felen är relaterade till texten, storleken, graferna och färgkontrasterna i presentations-slidsen. Det behöver inte vara svårt att korrigera, ett enkelt knep kan vara att dela upp informationen i fler slides till exempel. Vad ögonen dras till, hur vi håller fokus och vad för information som tas in påverkas med andra ord i mångt och mycket av verktyget självt.

I en studie där hjärnaktivitet mättes på testgrupper visade det sig att en tydlig och enkel presentation, med hjälp av en effektiv inledning och smarta presentationsverktyg, resulterade i en synkad hjärtaktivitet bland lyssnarna - de tolkade och tänkte likadant om informationen. Ingen svävade iväg i andra tankar eller missförstod data. Hjärnan reagerar alltså olika på kommunikation beroende på hur den levereras. Med en inledning där du fyller de tre glasen, följt av information som presenteras effektivt och lättförståeligt, kan du påverka hur lyssnaren uppfattar situationen.

Skapa en helhet med Crediwire

Du kan implementera dessa retoriska strategier och knep i din presentation med hjälp av Crediwire. Lyft det mest intressanta i siffrorna på ett simpelt och lättförståeligt vis, oavsett om det är en gång i månaden, kvartalsvis eller i samband med årsredovisningen.

Som redovisningskonsult har du redan deras förtroende i form av din kompetens inom området. Det andra glaset, likability, är även det påfyllt i och med att du har företagarens bästa i åtanke. Det sista glaset, kopplat till intresse, kan vara det kluriga glaset att fylla upp enligt många redovisningsbyråer.

Presentationsvertyg

Crediwire hjälper dig att skapa en tydlig agenda i din presentation med olika visuella steg och vyer. Berätta historien om kundens företag och gör det till ett intressant, roligt och lärorikt möte istället för tråkigt eller kanske till och med ångestfyllt i kundens ögon.

Med Crediwire kan du enkelt bygga olika sidor baserade på den data du vill lyfta. I sidorna presenteras siffrorna visuellt med hjälp av diagram, grafer och olika representativa färger. Presentationssidorna är interaktiva, vilket innebär att siffror och detaljerad information inte visas förens du håller muspilen på stapeln - Ett sätt att bibehålla fokus och intresse på. Du får du chans att berätta vad vyn innebär innan kunden tolkar dem vilket stärker din presentation.

Många företagare tycker att vinst och omsättning är det mest intressanta, låt oss därför börja med den sidan som ett första exempel. Färgerna representerar olika resultat och hur de hänger ihop. Innan pilen förs över stapeln syns endast de visuella sambanden - ett ypperligt tillfälle för dig att diskutera vad det kan bero på och vad det innebär med kunden. I exemplet nedan, taget från en bilskola i Lisas demo, har vinsten gått upp men omsättningen ner, varför ser det ut så?

Beroende på vad du vill lyfta väljer du bland bokföringsdata på plattformen och plockar ut den viktigaste informationen. Visa till exempel omsättning och vinst över flera månader i en samlad vy för att illustrera hur det har sett ut under året. Detta är historien om kundens företag, finns det till exempel säsongsbaserade trender att ta hänsyn till?

För att visa var omsättningen kommer ifrån kan du till exempel lyfta ut konton som representerar intäkter. Kunden kan då se vad de tjänar mest på och får således en förståelse för var fokus och kraft bör läggas. Beroende på vad som föredras går det att välja att visa informationen månadsvis i grafer eller som staplar.

Bland många funktioner och möjliga sidor är minskade kostnader ytterligare ett attraktivt alternativ. Visa din kund vad som har minskat under året och hur det förhåller sig till föregående år. Vad beror detta på och går det att fortsätta i samma anda? Med denna information kan ni planera för ännu bättre resultat nästkommande period, ett sätt att motivera företagaren på bortom siffror i ett dokument.

I detta exempel, som Lisa lyfter i webinaret, har redovisningskonsulten hjälpt bilskolan att förhandla ner priserna i avtalen på bilarna, vilket har resulterat i lägre kostnader för företagaren.

En annan funktion som visar hur olika beslut direkt påverkar företaget går att illustrera i scenarioskaparen. Sätt mål tillsammans med din kund och jämför med branschmått via några få klick. Ta till exempel vinstmarginalen där sambandet mellan olika nyckeltal kan vara svåra att förstå sig på. I scenarioskaparen kan de olika posterna regleras för att visa hur vinstmarginalen påverkas. Graferna korrigeras i realtid för att illustrera olika scenarion. Kanske kan kunden endast påverka kostnaderna, men vill få upp vinstmarginalen med 20 %? Använd då verktyget och se hur mycket kostnaderna måste sänkas för att uppnå målet. Den nya insikten hjälper kunden att planera och fatta proaktiva beslut.

Visa din kund hur siffrorna berättar historien om företaget och skapa ett genuint intresse för dem.

Detta är ett axplock av funktioner och vyer som du kan använda dig av när du presenterar bokföringsdata och dess samband för din kund med Crediwire. Undvik manuellt arbete, stärk relationen och bygg starkare företag med hjälp av verktyget.

‍Vill du veta mer om hur du kan använda dig av Crediwire? Boka in ett möte med oss här.

‍